خطة التعافي من الكوارث

→ خطة التعافي من الكوارث

المحتويات

مقدمة
نظرة عامة
أنظمة النسخ الاحتياطي
المراقبة المستمرة
اعتبارات محددة
عام
سجلات الشركة
تفعيل خطة استمرارية الأعمال
إجراءات فريق خطة استمرارية الأعمال

١. مقدمة

هدف خطة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث (DRP) لشركة خدمات جيلجامش المالية و/أو جي إف إكس للأوراق المالية و/أو الشركة (ويشار إليها بـ “الشركة”) هو ضمان استمرارية العمل في حالة حدوث كارثة أو اضطرابات مادية في العمل، بالإضافة إلى حماية بيانات الشركة.

تعتبر الشركة أن القدرة على استعادة وتشغيل أعمالها بما في ذلك التكنولوجيا الداعمة في حال وقوع أزمة أو كارثة أمرٌ حاسم للوفاء بالتزاماتها.

يتم تأكيد محتويات هذا المستند من قبل مجلس إدارة الشركة (“المجلس”). وأي تغييرات أو تعديلات أو تحويرات على هذه الخطة سيتم مراجعتها والموافقة عليها فقط من قبل المجلس.

تحدد خطة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث أهدافها كما يلي:

تقليل الانقطاعات في العمليات العادية إلى الحد الأدنى.
الحد من حجم الاضطراب والأضرار.
تقليل التأثير الاقتصادي للانقطاع.
وضع وسائل بديلة للتشغيل مسبقًا.
تدريب الموظفين على إجراءات الطوارئ.
توفير استعادة سلسة وسريعة للخدمات.

٢. نظرة عامة

الغرض من خطة استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث (DRP) الخاصة بالشركة هو ضمان استئناف عمليات الشركة في حالة حدوث اضطرابات مادية في الأعمال بأقل قدر من الانقطاعات وبأكثر الطرق كفاءة ممكنة. تغطي الخطة جميع الأنظمة والوظائف الحيوية لضمان تشغيل الشركة بكفاءة. تتم مراجعة خطة التعافي وأي تغييرات أو تعديلات عليها من قبل مجلس إدارة الشركة (ويشار إليه فيما يلي بـ “المجلس”) والموافقة عليها.

من بين الأمور الأخرى، ستحتفظ الشركة بالمعلومات التالية وتوفرها لجميع الموظفين المعنيين في إطار خطة استمرارية الأعمال:

أعضاء المجلس / الموظفين الذين يجب الاتصال بهم فورًا في حالة الطوارئ، مع بيانات الاتصال الخاصة بهم؛ [بيانات الاتصال]
بيانات الاتصال لجميع مزودي السيولة وشركاء العمل الحيويين الآخرين للشركة؛ [بيانات الاتصال]

٣. أنظمة النسخ الاحتياطي

تستخدم الشركة خادم تداول احتياطي لضمان إمكانية استئناف العمليات في أسرع وقت ممكن في حال فشل خادم التداول الرئيسي أو الحاجة إلى إيقاف تشغيله. تمتلك الشركة نظام نسخ احتياطي للبيانات يضمن نسخ جميع قواعد البيانات بشكل كامل وبانتظام. كما تضمن الشركة وجود أنظمة نسخ احتياطي لمعالجة معاملات العملاء والاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بحسابات العملاء. تشمل هذه الأنظمة الاحتياطية ما يلي:

إجراء تداول عبر الهاتف يتيح للعملاء التواصل مع الشركة عبر الهاتف للحصول على معلومات بخصوص حالة حسابات التداول الخاصة بهم و/أو تقديم أوامر تداول للشركة.
أجهزة طرفية تتيح لموظفي الشركة الوصول المباشر إلى منصة تداول كل مزود سيولة لفحص تعرض التداول و/أو تقديم أوامر تداول مع هؤلاء المزودين.

ستقوم الشركة بمراقبة التطورات التكنولوجية للحفاظ على تحديث هذه الأنظمة في جميع الأوقات.

٤. المراقبة المستمرة

تقوم الشركة بمراقبة عملياتها التشغيلية بشكل منهجي لاكتشاف مختلف حالات الطوارئ في الوقت المناسب. تتم هذه المراقبة تحت إشراف قسم إدارة المخاطر بالتعاون مع الأقسام ذات الصلة الأخرى (تقنية المعلومات، الإدارة، التداول، إلخ). وعندما يكون ذلك ممكنًا، يتم استخدام أنظمة المراقبة والإشعارات البرمجية إلى جانب إجراءات التفتيش اليدوي والتسوية الدورية.

ومن بين الأمور التي تراقبها الشركة بشكل مستمر ما يلي:

أن الأنظمة التكنولوجية والمعدات المستخدمة في عمليات الشركة تعمل بشكل سليم ولا تعاني من أي أعطال أو تظهر عليها علامات تدهور في الأداء؛
أن تدفق السيولة الذي توفره الشركة لعملائها يتطابق بشكل صحيح مع مجمل السيولة المتاحة من مزودي السيولة لديها؛
أن تعرض السوق على جانب العميل يتطابق تمامًا مع تعرض السوق على جانب مزودي السيولة.

يقوم قسم إدارة المخاطر في الشركة بتقييم إجراءات استمرارية الأعمال بشكل مستمر، ويبدأ بإجراء التعديلات و/أو التغييرات على هذه الإجراءات كلما تم تحديد مخاطر جديدة ذات صلة أو تم تطوير أساليب جديدة وأكثر فعالية للتعامل مع المخاطر.

٥. الاعتبارات الخاصة

الحالات المحتملة التي تحددها الشركة كمخاطر تشغيلية رئيسية والإجراءات التي يجب تنفيذها في حال حدوث مثل هذه الحالات هي كما يلي: إيقاف تشغيل خادم التداول في حال اضطرار جهاز الخادم المسؤول عن معالجة تدفق السيولة و/أو أوامر التداول الخاصة بالعملاء إلى الإيقاف أثناء ساعات التداول، أو في حال توقفه عن العمل أو حدوث خلل فيه:

يقوم موظفو الشركة فورًا بإبلاغ الإدارة وقسم التداول (ويشار إليهما فيما يلي بـ “الإدارة”) وقسم تقنية المعلومات؛
إذا دعت الحاجة إلى التحول مؤقتًا لقبول أوامر العملاء فقط عبر الخط الهاتفي، تقوم الإدارة فورًا بإخطار جميع العملاء عبر البريد الإلكتروني و/أو إشعارات المنصة الإلكترونية بهذا التحول؛
إذا تم اعتبار ذلك معقولًا، يتم أيضًا نشر هذا الإشعار على موقع الشركة الإلكتروني؛
تستمر الإدارة في قبول أوامر العملاء عبر الخط الهاتفي وتنفيذها من خلال وسائل تنفيذ بديلة تحتفظ بها الشركة؛
يضمن قسم تقنية المعلومات تشغيل خادم النسخ الاحتياطي بأمان وفي أسرع وقت ممكن، ويبلغ الإدارة بأن خادم النسخ الاحتياطي جاهز لمعالجة أوامر التداول؛
تقوم الإدارة بتحويل معالجة أوامر تداول العملاء إلى خادم النسخ الاحتياطي. بعد ذلك، تخطر الإدارة العملاء (عبر البريد الإلكتروني والإشعارات في المنصة الإلكترونية) بأن التداول قد استُؤنف، وتزيل إشعار تعليق معالجة أوامر العملاء عبر الإنترنت من موقع الشركة الإلكتروني؛
يضمن قسم تقنية المعلومات إعادة خادم التداول الرئيسي إلى الحالة التشغيلية؛
يضمن قسم تقنية المعلومات والإدارة التزامن الصحيح للبيانات (بما في ذلك أرصدة التداول وتاريخ التداول) بين الخادم الرئيسي وخادم النسخ الاحتياطي لضمان استمرارية سلسة في معالجة أوامر العملاء؛
عندما يكون الخادم الرئيسي جاهزًا لاستئناف التشغيل، يقوم قسم تقنية المعلومات بالتنسيق مع الإدارة بإعادة معالجة أوامر تداول العملاء على الخادم الرئيسي مع أقل قدر ممكن من الاضطراب في نشاط التداول الخاص بالعملاء. وهذا يعني أنه عادةً ما يتم التحويل مرة أخرى إلى الخادم الرئيسي خلال ساعات إغلاق السوق؛
سيبقي قسم تقنية المعلومات الإدارة على اطلاع مستمر بجميع الأمور طوال هذه العملية.

تغذية أسعار خاطئة في حال اكتشفت الإدارة وجود تباينات بين تغذية الأسعار في منصة الشركة وإجمالي السيولة المتاحة من مزودي السيولة، أو حدوث انقطاع في تدفق تغذية الأسعار، يتم اتخاذ الإجراءات الفورية التالية:

تقوم الإدارة فورًا بإبلاغ قسم تقنية المعلومات بالمشكلة؛
تقوم الإدارة بإبلاغ العملاء عبر البريد الإلكتروني وأدوات الإشعارات في المنصة عن الأخطاء في تغذية الأسعار؛
إذا كان من الممكن حصر المشكلة في مزود سيولة معين، يقوم قسم تقنية المعلومات بتعطيل تدفق البيانات من ذلك المزود، وتتواصل الإدارة مع مزود السيولة المعني لحل المشكلة في أسرع وقت ممكن؛
إذا تعذّر حل المشكلة بسرعة، يقوم قسم تقنية المعلومات بالتنسيق مع الإدارة بتعطيل التداول في الأدوات المالية المتأثرة بالمشكلة؛
تقوم الإدارة باتخاذ الإجراءات اللازمة لعكس صفقات العملاء المبنية على تغذية أسعار خاطئة بشكل غير تمييزي، مع أقل قدر ممكن من الاضطراب في عملية تداول العملاء؛
إذا أدت تغذية الأسعار الخاطئة إلى تعرض الشركة للسوق (على سبيل المثال، تم تنفيذ صفقة لدى مزود السيولة، لكنها لم تُنفذ لدى العميل)، تقوم الإدارة باتخاذ الإجراءات اللازمة لإغلاق هذا التعرض في السوق بأسرع وقت ممكن عبر وسائل تنفيذ بديلة (مثل وضع أوامر تداول مع مزودي السيولة عبر الهاتف، إذا لزم الأمر).
بعد اتخاذ الإجراءات الفورية، سيراقب مجلس الإدارة تطورات حل الوضع بالتنسيق الوثيق مع الإدارة وقسم تقنية المعلومات. وفي جميع الأحوال، خلال عملية الحل، ستضمن الشركة ما يلي:
أن يكون أي تعليق للتداول عبر خدمات الشركة محدودًا إلى أقصى حد ممكن ويشمل أقل نطاق ممكن من الأدوات المالية؛
أن يتم إعلام العملاء بشكل مناسب بجميع التطورات في الوضع وأي قيود على قدرة الشركة في تقديم الخدمات لهم؛
أن تأخذ جميع الإجراءات التي تتخذها الشركة في الاعتبار وضع السوق بشكل كامل، بما في ذلك تغذية الأسعار المقدمة من مزودي السيولة.

التباينات في التعرض للسوق في حال تم العثور على أي تباين بين إجمالي تعرض التداول لدى العميل وتعرض مزود السيولة، يتم اتخاذ الإجراءات الفورية التالية:

تقوم الإدارة بالتحقق من وجود هذا التباين بالفعل؛
تقوم الإدارة بالتحقق مما إذا كان هذا التباين ناتجًا عن: وجود مركز مفتوح لدى العميل غير مطابق لمراكز مزودي السيولة؛ أو قيام مزود السيولة بنسب مراكز تداول لا تتوافق مع تعرض تداول العملاء.
في الحالة الموصوفة، تقوم الإدارة باتخاذ الخطوات اللازمة لتصفية (التراجع عن) تعرض التداول الخاطئ في حساب العميل أو الحسابات في النظام، وتقوم بإبلاغ العميل بهذه الإجراءات عبر البريد الإلكتروني، وإذا كانت متوفرة، عبر إشعار في المنصة؛
في الحالة الموضحة أعلاه، تقوم الإدارة بما يلي: ٦.١. تتواصل بسرعة مع مزود السيولة للتحقق من أن مراكز التداول قد تم فتحها بالفعل، وأن مزود السيولة لا يعترف فورًا بأنها مراكز تم فتحها عن طريق الخطأ؛ ٦.٢. تضمن أن يتم تسجيل هذه المحادثة، أو إذا لم يكن تسجيلها ممكنًا، يقوم الموظف الذي أجرى الاتصال بتوثيقها فورًا بعد الانتهاء (مع توقيع الموظف المختص على صحة الوثيقة). ٦.٣. إذا تحقق الشرطان المذكوران أعلاه، تقوم الإدارة بإغلاق مراكز التداول المعنية مع مزود السيولة بأسرع وقت ممكن (ويفضل خلال نفس الاتصال إن أمكن). ٦.٤. إذا لم يكن من الممكن إغلاق مراكز التداول مع مزود السيولة كما هو مذكور أعلاه، تقوم الإدارة بفتح مركز تحوطي في السوق مع مزود سيولة آخر بأسرع وقت ممكن.

٦. عام

بغض النظر عن تفاصيل الحدث، يُطلب من موظفي الشركة الالتزام بالمبادئ التالية عند التعامل مع أي حالة طارئة:

الأولويات

عند التعامل مع أي حالة طارئة، يجب مراعاة الأولويات التالية:

تقليل فترة التوقف عن العمل: يجب أن تكون فترة توقف تقديم الخدمات قصيرة قدر الإمكان. يجب توفير الخدمات على الأقل من خلال التداول الهاتفي بأسرع وقت ممكن.
التعرض للسوق: يجب استبعاد أو تقليل التعرض للسوق على حساب الشركة الخاص إلى الحد الأدنى من حيث الحجم والمدة الزمنية قدر الإمكان. عند التعامل مع التعرض الطارئ للسوق على حساب الشركة، يجب ألا يأخذ أي موظف في الاعتبار أداء التداول لهذا التعرض (ربح أو خسارة)؛ يجب أن يكون التركيز دائمًا على تقليل حجم ومدة هذا التعرض قدر الإمكان. على سبيل المثال، يجب ألا يتردد الموظفون المسؤولون عن تغطية التعرض الطارئ في اتخاذ الإجراءات اللازمة بغرض الحصول على تسعير أفضل أو توقع تحقيق أرباح من وضع السوق المعني على حساب الشركة.
تأثير على العملاء: يجب الحفاظ على أقل حد ممكن من العواقب المالية السلبية لعملاء الشركة خلال أي حالة طارئة. عند تنفيذ هذا المبدأ، يجب على أعضاء الفريق الالتزام بما يلي:
٣.١. الأولوية الأولى هي ضمان أن تلتزم الشركة، قدر الإمكان، بنموذج عملها وألا تتحمل أي تعرض للسوق على حسابها الخاص، أو في حال حدوث مثل هذا التعرض نتيجة حالة طارئة، يجب تصفيته بأسرع وقت ممكن.
٣.٢. تتحمل الخسائر المالية الفعلية في حسابات العملاء الأولوية على أي أرباح غير محققة.

الوقت جوهري في الالتزام بالمبادئ المذكورة أعلاه، يُعتبر الوقت جوهريًا. ضمن حدود معقولة، يجب أن تكون سرعة حل أي حالة طارئة أولوية على محاولة تحقيق الظروف المثالية لذلك الحل، ويجب السعي أولاً لأسرع حل مبدئي أو حل مؤقت لحالة الطوارئ. على سبيل المثال:

استعادة خدمات الشركة في وضع الطوارئ خلال فترة زمنية أقصر لها أولوية على استعادتها بالكامل خلال فترة زمنية أطول.
تصفية التعرض الطارئ للسوق بأسعار السوق الحالية فوراً أفضل من تصفيته لاحقًا بأسعار قد تكون أكثر ملاءمة.

فصل الاختصاص عند التعامل مع حالة طارئة، يجب على الأقسام العمل ضمن نطاق اختصاصها ومسؤولياتها. لا ينبغي لأعضاء الفريق محاولة التعامل مع مهام و/أو اتخاذ قرارات خارج نطاق اختصاص منصبهم أو قسمهم، وبدلاً من ذلك يجب إحالة الأمر إلى العضو أو الأعضاء المختصين بأسرع وقت ممكن. ولهذا الغرض، تتوفر دائمًا جهات الاتصال الطارئة لجميع الأعضاء المعنيين كما هو مذكور أعلاه.

٧. سجلات الشركة

تُخزن سجلات التداولات التي تتم على منصة التداول على خوادم الشركة الداخلية. تضمن الشركة الأمن المستمر للبيانات المخزنة على هذه الخوادم. سيتم تخزين أنظمة الشركة الرئيسية على خدمة أمازون AWS. تستخدم الشركة بنية أمازون AWS التحتية لتقنية المعلومات، والتي تتوافق مع إرشادات الهيئة المصرفية الأوروبية بشأن التعهيد (Outsourcing) (https://aws.amazon.com/blogs/security/aws-european-banking-authorityguidelineson-outsourcing/). تُجرى النسخ الاحتياطية يومياً عند إغلاق العمل، وتُخزن نسخة مادية على خادم (سيتم تخزينه في موريشيوس) ونسخة احتياطية أخرى في خدمة سحابية مختلفة.

٨. تفعيل خطة استمرارية الأعمال (DRP)

يقع على عاتق العملاء تحمل المخاطر وإمكانيات الخسائر المالية الناتجة عن فشل أنظمة الشركة، والتي تشمل:

فشل الأجهزة أو البرامج و/أو اتصال الإنترنت؛
الإعدادات الخاطئة في محطة العميل؛
فشل التحديثات؛
التشغيل غير الصحيح لمعدات العميل؛
الجهل أو سوء الفهم للقواعد المعمول بها في دليل المستخدم.

يقر العميل بأنه خلال فترات الذروة (أعلى طلب)، قد تحدث صعوبات في التواصل مع ممثل الشركة. كما يقر العميل بأنه في ظل ظروف السوق غير الطبيعية، قد تزداد مدة تنفيذ تعليمات العميل.

٩. إجراءات فريق خطة استمرارية الأعمال (DRP)

فريق استعادة الكوارث سيكون مسؤولاً عن استعادة الكوارث – تحديد الضرر، تقييمه، واستعادة الأضرار. يجب على فريق استعادة الكوارث زيارة المكتب أو الفرع المتعرض للكوارث شخصياً، وإجراء التحديد الأولي لمدى الضرر أو الانقطاع الفني، وتقييم الوضع، ووضع خطة استعادة إضافية. يقوم فريق استعادة الكوارث بتحديد مستوى الضرر وفقاً للجدول التالي، ويبلغ مجلس الإدارة فوراً:

الضرر الطفيف:
- الوقت المتوقع للتوقف: أقل من يوم واحد؛
- ضرر في الأجهزة أو البرامج أو المعدات الميكانيكية أو المعدات الكهربائية، إلخ؛
- يمكن استئناف العمليات بسرعة دون الحاجة لاستدعاء خاص للموظفين.
الضرر الكبير:
- الوقت المتوقع للتوقف: من يومين إلى ستة أيام؛
- ضرر كافٍ في الأجهزة أو المنشأة؛
- سيتم استدعاء فرق مختارة لاتخاذ الإجراءات اللازمة لاستعادة العمليات الطبيعية.
الضرر الشديد / الكارثة:
- الوقت المتوقع للاستعادة: أكثر من أسبوع؛
- ضرر واسع النطاق أو تدمير كامل لغرفة الحواسيب أو المنشأة؛
- سيتم استدعاء الموظفين لتنفيذ خطة الطوارئ الخاصة بالشركة.

يقوم أحد أعضاء فريق استعادة الكوارث بالاتصال بجميع موظفي ومسؤولي الشركة. بالإضافة إلى ذلك، يتم الاتصال بأطراف ثالثة معينة عند الحاجة بواسطة عضو من فريق استعادة الكوارث. ويُحتفظ بقائمة بجميع الموظفين والأطراف الثالثة التي يجب الاتصال بها من قبل كل عضو من أعضاء الفريق، سواء كانوا في الموقع أو خارجه.